Inteligența artificială a devenit un instrument tot mai prezent în activitatea companiilor. O folosim pentru a redacta documente, a analiza date, a pregăti prezentări, a traduce texte sau a automatiza anumite activități.

Dar, dincolo de avantajele evidente, apare o întrebare importantă: știm ce obligații avem atunci când folosim inteligența artificială la locul de muncă?

Răspunsul este da: Uniunea Europeană a adoptat un regulament dedicat acestui domeniu, cunoscut sub numele de AI Act. Acesta stabilește reguli pentru dezvoltarea și utilizarea inteligenței artificiale, inclusiv în mediul de afaceri.

Scopul nu este să interzică folosirea AI, ci să permită utilizarea acesteia în condiții care protejează oamenii, drepturile fundamentale și siguranța.

1. Ce este AI Act și de când se aplică?

AI Act este Regulamentul (UE) 2024/1689 al Parlamentului European și al Consiliului din 13 iunie 2024.

Regulamentul a intrat în vigoare la 1 august 2024, iar prevederile sale se aplică etapizat. Primele reguli, inclusiv cele privind competențele în domeniul AI și anumite practici interzise, se aplică din 2 februarie 2025. Majoritatea celorlalte reguli au devenit aplicabile la 2 august 2026, cu termene distincte pentru anumite categorii de sisteme.

Textul oficial poate fi consultat aici: Regulamentul (UE) 2024/1689 – EUR-Lex.

Un principiu important este că nu toate sistemele AI prezintă aceleași riscuri și nu toate sunt supuse acelorași obligații. Utilizarea AI pentru redactarea unui e-mail este diferită de utilizarea unui sistem care selectează candidați pentru angajare sau influențează decizii importante despre oameni.

2. Articolul 4: utilizarea AI presupune și instruirea angajaților

Unul dintre cele mai relevante articole pentru companiile care folosesc inteligența artificială este articolul 4, referitor la competențele în domeniul AI.

Acesta obligă furnizorii și implementatorii sistemelor AI să ia măsuri pentru dezvoltarea competențelor personalului care lucrează cu aceste sisteme. Regulamentul cere să se țină cont de experiența, pregătirea și contextul concret în care AI este utilizată.

Ce înseamnă acest lucru în practică?

Un angajat care folosește AI pentru analiza unui fișier Excel trebuie să înțeleagă că rezultatele pot conține erori. Un coleg care redactează un document cu ajutorul AI trebuie să știe că un text formulat convingător nu este neapărat și corect.

La fel, persoanele care utilizează AI pentru activități financiare, comerciale sau tehnice trebuie să poată aprecia când rezultatele necesită verificări suplimentare.

Regulamentul nu impune un singur curs standard sau un certificat obligatoriu pentru fiecare angajat. Important este ca organizația să ia măsuri adecvate pentru dezvoltarea competențelor necesare.

3. Articolul 5: anumite utilizări ale AI sunt interzise

AI Act nu stabilește doar obligații de informare și instruire. Articolul 5 interzice anumite practici considerate incompatibile cu protecția drepturilor fundamentale.

Printre acestea se numără anumite forme de manipulare care afectează semnificativ capacitatea unei persoane de a lua decizii în cunoștință de cauză și care provoacă sau pot provoca prejudicii semnificative. Regulamentul vizează și anumite practici de exploatare a vulnerabilităților persoanelor și forme de evaluare socială interzise.

Există, de asemenea, restricții specifice privind recunoașterea emoțiilor la locul de muncă, cu excepțiile prevăzute de regulament.

Acest lucru nu înseamnă că orice automatizare este interzisă. Înseamnă că, înainte de introducerea unui sistem AI într-un proces care afectează oamenii, compania trebuie să analizeze dacă utilizarea respectivă este permisă.

4. Ce ar trebui să facă o companie, concret?

Legislația poate părea complicată, dar primul pas este simplu: să înțelegem cum este utilizată AI în propria organizație.

O companie poate începe prin:

• Inventarierea instrumentelor AI folosite de angajați, inclusiv a celor utilizate individual.
• Stabilirea regulilor privind datele, pentru a evita introducerea necontrolată a informațiilor confidențiale sau personale.
• Instruirea personalului, astfel încât angajații să înțeleagă limitele instrumentelor și să verifice rezultatele.
• Evaluarea riscurilor, în special pentru sistemele care influențează decizii despre angajați, candidați sau clienți.
• Verificarea cerințelor legale aplicabile, inclusiv a obligațiilor privind transparența și protecția datelor.

Aceste măsuri trebuie adaptate activității companiei. Folosirea AI pentru traduceri sau redactarea unor documente interne nu implică automat aceleași cerințe ca utilizarea unui sistem de recrutare sau evaluare a angajaților.

De asemenea, AI Act nu înlocuiește celelalte acte normative aplicabile. Dacă sunt prelucrate date personale, trebuie analizate și obligațiile prevăzute de GDPR.

Concluzie: tehnologia este utilă, dar trebuie folosită responsabil

Inteligența artificială poate ajuta companiile să economisească timp, să analizeze informații și să îmbunătățească procesele de lucru. Pentru a beneficia de aceste avantaje, este important să înțelegem atât posibilitățile, cât și limitele tehnologiei.

AI Act oferă un cadru european pentru utilizarea responsabilă a inteligenței artificiale. Pentru companii, primul pas nu este să renunțe la aceste instrumente, ci să identifice unde le folosesc, ce riscuri există și ce măsuri sunt necesare.

La BUDULECCO, credem că informarea corectă este un prim pas către adoptarea responsabilă a noilor tehnologii. Înțelegerea regulilor europene ne ajută să folosim AI cu mai multă încredere, fără să pierdem din vedere responsabilitatea față de oameni și față de datele cu care lucrăm.